Pemkot Palembang Gelar sosialisasi Pengelolaan Kearsipan

Palembang, Liputan Sumsel.com - Data kearsipan masih di anggap sepele. Padahal dengan data kearsipan yang baik mekanisme kerja yang baik dapat tercapai. Arsip juga membantu dalam mendapatkan data dan juga bisa melindungi ASN dari kesalahan yang bisa ditimbulkan dari data arsip yang kurang baik.

“Kami akan mengawasi kearsipan di tiap OPD. Kearsipan juga bisa melindungi para ASN dari kesalahan dimasa yang akan data,” kata Asisten 3 Pemkot Palembang Agus Kelana usai membuka kegiatan workshop di hotel Swarna Dwipa Palembang dengan tema Melalui sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA), substantif 13 urusan tata cara penyusunannya agar meningkatkan pengelolaan kearsipan menuju Palembang emas Darusalam pada 2023.

Dilanjutkannya, arsip terkait pemeriksaan keuangan itu berumur 10tahun. Sebagai ASN karena tidak tertib arsipnya akan dipanggil oleh BPK.

” Bagi para ASN yang pengolahan arsip masih di anggap sepele siap-siap akan mendapatkan masalah nantinya,” tegasnya.

Lebih jauh ia berkata, tugas di kearsipan jangan dibuat sambilan saja. Tugas ini harus dianggap tugas yang utama. Kedepannya tugas kearsipan di tiap OPD akan dibuatkan anggaran khusus.

Sementara itu, Kepala dinas kearsipan dan perpustakaan kota Palembang Ir H Gunawan MTP mengatakan, demi meremajakan Kearsipan yang ada di Palembang yang sesuai dengan peraturan daerah yang memuat 13 JRA. Bagi tiap OPD ada yang merupakan pekerjaan lama dan ada yang sudah merupakan data lama. Pada UU 43, sudah ada 10 JRA dibeberapa OPD, kemudian ditambah  3 JRA lagi terkait keuangan dan kepegawaian. Didalamnya sudah ada waktu jenis dan semua data yang ada.  Saat ini ada sekitar  54 OPD di Palembang. Tapi seperti Dinas Kearsipan dan Perpustakaan di dinas ini tentu mempunyai 2 JRA yang berbeda.

“Jadi di dinas yang memiliki bagian yang paling banyak bidangnya. Maka JRA yang akan di buat tentunya akan berbeda,” ujarnya.

Dilanjutkannya, tujuan kegiatan ini adalah untuk menjadikan tertib arsip di lembaga negara dan Pemda sebagai arus utama dalam penyelenggaraan kearsipan. Peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan pada lembaga negara Pemda. Peningkatan partisipasi masyarakat dalam pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip penyediaan sumber daya pendukung serta penyelenggaraan Diklat kearsipan, pengawasan dan sosialisasi.

Kearsipan harus tertata rapi, sebab di dalam arsip terdapat data yang sangat penting dan kegunaan dari arsip itu sendiri. Arsip memuat data perlindungan aset (BUMD), perlindungan kekayaan intelektual, perlindungan batas wilayah, pengaturan kerahasiaan informasi, pelayanan publik, perencanaan, pengambilan keputusan, pertanggungjawaban dan perlindungan hak.

“Jadi arsip merupakan kunci dari setiap kegiatan di sebuah OPD yang ada. Jadi baik buruknya sebuah OPD ditentukan dari Kearsipan yang ada disana,” tandasnya. (A2)